Schon das Wort „Geschäftsprozess-Management“ ist ja ein echtes Ungetüm. Kein Wunder also, dass viele kleine und mittelständische Unternehmen sich häufig nicht ausreichend mit diesem Thema beschäftigen. Muss denn immer alles gemanagt werden? Ist managen von Geschäftsprozessen nicht viel zu aufwendig für ein kleines oder mittelständisches Unternehmen? Und wäre dieser Aufwand durch den Nutzen gerechtfertigt?

Nun, das wirtschaftliche Umfeld verändert sich rasant, die Globalisierung verlangt von Unternehmen sich aktiv an neue Gegebenheiten anzupassen. Nur wer in der Strömung rudert, kann die Fahrtrichtung bestimmen. Hierzu ist wichtig, dass Unternehmen zu Veränderungen bereit sind, ohne dabei aber in blinden Aktionismus zu verfallen.

Hierbei spielen Geschäftsprozesse und deren kundenzentrierte Gestaltung eine wichtige Rolle, wenn es um Wertschöpfung, Kosteneinsparung und Qualitätssicherung geht. Die Organisation des Unternehmens und seiner Arbeitsabläufe nimmt daher eine entscheidende Schlüsselrolle ein. Die Optimierung dieser Prozesse bringt nicht nur Kosteneinsparungen, sondern sichert auch nachhaltig die Existenz des Unternehmens in immer enger werdenden Märkten.

Es ist leicht einzusehen, dass jeder einzelne Mitarbeiter die für seine Tätigkeit notwendigen Informationen zum benötigten Zeitpunkt vorliegen haben muss. Wird dieser Informationsfluss gestört, kann dies zur Problemen bei der Produktqualität, langen Bearbeitungszeiten, Verantwortlichkeitslücken und der Konsequenz zu unzufriedenen Kunden und Mitarbeitern führen.

Ein Geschäftsprozess ist definiert durch den strukturierten Ablauf von Arbeitsschritten mit einem klaren Start- und Endtermin. Hinzu kommen dann Informationen, Dokumente, Schnittstellen und Entscheidungen. Somit hat Geschäftsprozess-Management zunächst einmal auch rein gar nichts mit Informationstechnologien oder dem Einsatz teurer Softwarelösungen zu tun. Entscheidend ist vielmehr, dass die einzelnen Arbeits- und Entscheidungsabläufe und klar definiert und vor allem dokumentiert sind.

Viele Unternehmen sind oft bereits seit Jahrzehnten sehr erfolgreich am Markt tätig, ohne dass auch nur ein einziger Geschäftsprozess identifiziert oder dokumentiert wurde. Ab einer gewissen Größe stellt sich jedoch die Frage, ob damit nicht zum einen viel Potential verschenkt wird und zum anderen eine Anpassung an sich immer schneller verändernde Marktbedingungen möglich ist.

Für einen Perspektivwechsel, bei welchem die Aufbauorganisation in den Hintergrund tritt und ein Unternehmen die Arbeitsprozesse auf seine Kunden ausrichtet, sprechen folgende Gründe:

• Sich ständig verändernde Märkte  erfordern Flexibilität und Anpassungsfähigkeit
• Stark zunehmender Wettbewerb erfordert eine intensivere Fokussierung auf Kunden, Kundeninteressen und kundenspezifischer Angebote
• Steigenden Ansprüchen von qualifizierten Mitarbeitern an Arbeitsstelle – weg von Spezialisierung hin zu interdisziplinären Tätigkeiten – kann durch eine zielorientierte Strukturierung der Arbeitsabläufe entsprochen werden

Daher ist auch für kleine und mittelständische Unternehmen nicht nur sinnvoll, sondern dringend notwendig, sich mit dem Thema „Geschäftsprozess-Mangement“ zu beschäftigen. Die Analyse, Gestaltung, Steuerung und kontinuierliche Optimierung solcher Prozesse wird jedoch immer komplexer und ist ohne die Unterstützung von Fachleuten kaum noch effektiv möglich. Sich hierbei für spezielle, zeitlich begrenzte Aufgaben Fachwissen einzukaufen ist nicht nur aus betriebswirtschaftlichen Gründen sinnvoll, es bietet auch den Vorteil neuer Impulse und  Sichtweisen. Außerdem bringen erfahrene Fachleute auch Spezialkenntnisse und Erfahrungen aus ähnlich gelagerten Projekten anderer Unternehmen und Branchen mit.